Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
Смешанный — самый рас вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.
Итак, базовые правила, которых стоит придерживаться, чтобы наладить эффективный документооборот в компании:
1. Определить организации делопроизводства — бумажный, электронный или смешанный. Полностью перейти на ЭДО (электронный документооборот) не получится, пока что некоторые документы должны оставаться в бумажном виде. Бумажный вариант документооборота неудобен тем, что со временем накапливается очень много бумаг, кроме того, некоторые могут легко затеряться в бумажном массиве. Смешанный – наиболее адекватный организации бумаг, позволяет систематизировать и у создание документов, их поиск и хранение.
2. Определите форму организации. Форма может быть централизованной, при которой все документы находятся в одном отделе, чаще всего это секретариат или канцелярия, децентрализованная форма — бумаги находятся в разных отделах и подразделениях компании, встречается в крупных организациях.
3. Выработайте собственные регламенты или придерживайтесь ГОСТ по созданию, оформлению, срокам обработки документов. Это позволит избежать документа на этапах создания и обработки.
Делопроизводство в компании должен работать как часы. Отлаженный до мельчайших деталей документооборот позволит оптимизировать работу не только секретарей, но и всех сотрудников, увеличит скорость прохождения документа по этапам, что непременно приводит к успешному развитию организации
Объяснение:
Виды документооборота
В зависимости от сферы деятельности компании, выделяются несколько видов документооборота. Как правило, в большинстве организаций присутствуют они все.
По типу документов:
1. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений.
2. Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую.
3. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации.
По характеру документов
Можно выделить несколько типов делопроизводства:
1. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр)
2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.
3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании.
4. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив.
5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение
Механизация производства, замена ручных средств труда машинами и механизмами с применением для их действия различных видов энергии, тяги в отраслях материального производства или процессах трудовой деятельности. М. п. охватывает также сферу умственного труда.
Наряду с совершенствованием и обновлением технических средств и технологии М. п. неразрывно связана с повышением уровня квалификации и организации производства, изменением квалификации работников, использованием методов научной организации труда. М. п. является одним из главных направлений технического прогресса, обеспечивает развитие производительных сил и служит материальной основой для повышения эффективности общественного производства, развивающегося интенсивными методами.
Совершенствование орудий и приёмов труда, появление универсальной паровой машины, применение машин и механизмов для облегчения труда вызвали в конце 18 — начале 19 вв. резкий скачок уровня и масштабов производства. Заменяя ручной труд в выполнении технологических и транспортных функций, механические средства труда явились исходным пунктом технического прогресса в различных отраслях промышленности, сыграли важную роль в формировании капиталистического производства. Промышленная революция создала условия для М. п., в первую очередь ткацкого, прядильного, металло- и деревообрабатывающего. Возможность использования мощности паровой машины для привода ряда рабочих машин привела к созданию самых различных передаточных механизмов, разраставшихся во многих случаях в широко разветвленную механическую систему.
