согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об функциях планирования, организации, мотивации и контроля. именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.
поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.
хотя общепризнанно, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. они представляют суть коммуникационного процесса, хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. начнем с анализа коммуникационного процесса в организациях. размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс
После разработки слайдов необходимо осуществить предварительный просмотр презентации и отредактировать слайды при необходимости. Кроме того, надо произвести настройку презентации. Настройка осуществляется с команд меню Показ слайдов.
Рис. 1.
К настройкам презентации относятся:
Установка параметров показа презентации.Настройка времени показа слайда.Запись речевого сопровождения презентации.Установка управляющих кнопок для осуществления переходов и других эффектов.Настройка эффектов при смене слайдов.Скрыть слайды, но не удалить, т.е. скрытые слайды не должны отображаться при какой-то демонстрации презентации.Настройка порядка следования слайдов для их произвольного показа.Установка параметров показа презентацииВ окне диалога Настройка презентации устанавливаются режимы: смена слайдов, параметры показа и т.д.
Рис. 2.Настройка времени показа слайда
При смене слайдов по времени требуется задать временной интервал показа каждого слайда. Для этого выбирают команду Показ слайдов / Настройка времени. Начнется представление презентации.
Во время презентации (представления информации) в левом верхнем углу экрана появляется счетчик времени с кнопками, с которого управляется и контролируется время показа слайда. После завершения представления презентации редактор отображает презентацию в режиме сортировщика, под каждым слайдом будет указано время его показа.
Рис. 3.
Запись речевого сопровождения презентации описана в разделе Расширенные возможности PowerPoint.