Его используют когда придают большое значение документу или тому, что написано, зафиксировано. Пословица свидетельствует о высокой народной оценке письменного слова, которому придаётся значение документа, обязательства. Противопоставление "вырубке" топором, возможно - некоторая реминисценция о древних знаках-зарубках, которые прежде использовались для разных случаев, например, для отметки долгов ср. устар.: зарубить на бирке. Пословица исконно русская, организованная рифмой пером - топором, поэтому даже в близкородственном украинском языке она имеет иные варианты: Напишеш пером, не вытягнеш волом; Що написано пером, того не выволочет волом.
Если написанное стало известно, то этого уже не изменишь, не исправишь. Говорят, когда придают большое значение документу, тому, что написано. Примеры из литературы: 1) Кузьмичёва всё стояла рядом с Полыниным и, щупая пальцами записку, всё не решалась отдать её. Что написано пером, того не вырубишь топором: отдашь, потом не воротишь. Может, она потом и подумала она о Галине Петровне, — да будет поздно (К. Симонов, “Случай с Полыниным”); 2) Но бумага — о, бумага не свой брат — влепишь такое словечко, что и сам после рад не будешь.. Справедливо сказано: что написано пером, того не вырубишь топором (И. Железнов, “Уральцы”); 3) — Это что, — кивнул Бурденко на бумагу, — можно подписать карандашом? — Лучше бы чернилами, — улыбнулся Детка. — Написанное пером, как говорится, не вырубишь топором (П. Нилин, “Только характеры”).
