10 способов усовершенствовать свой этикет в электронной почте
Почему важен этикет в электронной почте?
Электронная почта – быстрый, удобный и популярный способ общения. Однако, не все знают правила этикета, которые касаются электронной переписки. Неверные формулировки, грубые выражения и отсутствие уважения к адресатам могут привести к нежелательным последствиям в бизнесе и повседневной жизни.
10 способов улучшить этикет в электронной почте
1. Не используйте КАПС и ВЫДЕЛЕННЫЕ ШРИФТЫ
Подобный текст рассматривают как крик. Используйте утолщения букв и курсив, чтобы выделить важные фразы.
2. Используйте короткие и ясные темы
Описывайте кратко содержание письма. Не используйте длинные заголовки, ограничьтесь одной, двумя фразами. Это даст возможность адресату понять про суть письма.
3. Соблюдайте правила пунктуации и грамматики
Ошибки в пунктуации и грамматике могут привести к неправильному пониманию ваших слов. Воспользуйтесь программами проверки правописания, чтобы исключить подобные ошибки.
4. Используйте профессиональный язык
Используйте формальный язык, на котором можно общаться в бизнесе или служебной переписке. Избегайте использования слишком личного говора, эмодзи или сокращений.
5. Будьте вежливы
Пожалуйста, спасибо, извините – это обычные слова в электронной переписке. Обращайтесь по имени, используйте слова с благодарностью, не забывайте про приветствие и прощание.
6. Используйте эмоции осторожно
Избегайте использования грубых слов и личных оценок. Это может привести к конфликтам. Описывайте свои эмоции и мнения с точки зрения фактов.
7. Не забывайте про приложения
Если вы отправляете большой файл, убедитесь, что вы описали, что вы отправляете и для чего это нужно.
8. Используйте форматирование
Разбивайте текст на абзацы, используйте маркеры и нумерацию для лучшего понимания адресата.
9. Отвечайте на письма в разумные сроки
Будьте внимательны к своим срокам, не дайте себе затянуть ответ. Это демонстрирует вашу организованность.
10. Проверьте и отправьте
Перечитайте сообщение перед отправкой. Убедитесь, что вы правильно все написали и отредактировали сообщение на ошибки.
Как проверить свой этикет в электронной почте?
Спросите у адресатов, как они оценят ваш стиль электронной переписки. Обратите внимание на фразы и слова, которые при вас используются, используйте эту информацию, чтобы совершенствоваться.
Как подобрать тон электронной переписки?
Оценивайте тон и формулировки ваших писем. Будьте внимательны к использованию общего языка и тональности в сообщениях.
Как уменьшить количество ошибок в электронной переписке?
Сделайте рассылку своих сообщений дополнительно проверяющем. Убедитесь, что вы помните грамматические правила, используйте проверки на правильность написания.
Может ли неверный этикет повлиять на бизнес-партнеров?
Да, этикет в электронной переписке - это визитная карточка отношений и может подвергнуть риску деловые отношения, человеческие связи или возможности для будущего бизнес-направления.
Какой этикет используется при отправке групповых писем?
При работе с групповыми письмами используйте рассылку Bcc, чтобы не показывать всем адресатам адреса других людей. Объедините всех адресатов в адреса, чтобы не загружать инбокс других людей.
Хорошая электронная переписка - это ключ к успеху в бизнесе и в личной жизни, и это легко достичь, если понимать, какие принципы и правила следует соблюдать. Следование правилам этикета приветствуется и делает вас уважаемым партнером в любой сфере.
