Задание 1. Составьте распоряжение директора предприятия о благоустройстве территории, прилегающей к офисному зданию, в срок до 10.06.2017 (перечислите необходимые действия по благоустройству – не менее 7). Задание 2 В созданном в сентябре 2018 г. ОАО «ИНТЭК» вопросами документационного обеспечения управления занимается служба делопроизводства. Назовите права и ответственность службы делопроизводства. Как (по каким вопросам) служба делопроизводства взаимодействует с другими подразделениями предприятия (отдел кадров, юридическая служба, отдел информационных технологий, со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания, и т.д.)?
Уважаемые сотрудники предприятия!
В связи с необходимостью улучшения внешнего вида и комфорта территории, прилегающей к офисному зданию, я, в качестве директора предприятия, выношу следующее распоряжение по благоустройству данной территории.
1. Очистить территорию от мусора и посторонних предметов.
Обоснование: Чистота пространства создает положительное впечатление и способствует повышению комфорта для сотрудников и гостей.
2. Посадить новые цветы и деревья.
Обоснование: Зеленые насаждения придадут территории более ухоженный вид и способствуют улучшению экологической обстановки.
3. Установить лавочки и урны для мусора.
Обоснование: Лавочки позволят сотрудникам и гостям отдохнуть и провести время на свежем воздухе, а наличие урн для мусора способствует поддержанию чистоты и уютного состояния территории.
4. Провести ремонт и покраску забора.
Обоснование: Обновление забора придаст территории аккуратный вид и поможет в целостности зонирования.
5. Улучшить освещение.
Обоснование: Хорошее освещение в темное время суток создает условия безопасности и комфорта для сотрудников при входе и выходе с работы.
6. Разметить парковку для автомобилей.
Обоснование: Удобная парковка позволит сотрудникам и посетителям предприятия быстро и без проблем припарковать свои автомобили.
7. Установить информационные таблички с указанием названия предприятия.
Обоснование: Таблички помогут гостям правильно ориентироваться на территории предприятия, а также придадут официальность и привлекательность формальным входам.
Прошу ответственных сотрудников внести данные изменения до 10 июня 2017 года.
Буду благодарен всем за сотрудничество и вклад в создание комфортных условий для работы и отдыха.
С уважением,
(имя директора предприятия)
Задание 2. В созданном в сентябре 2018 г. ОАО «ИНТЭК» вопросами документационного обеспечения управления занимается служба делопроизводства. Назовите права и ответственность службы делопроизводства. Как (по каким вопросам) служба делопроизводства взаимодействует с другими подразделениями предприятия (отдел кадров, юридическая служба, отдел информационных технологий, со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания, и т.д.)?
Служба делопроизводства в ОАО «ИНТЭК» имеет определенные права и ответственность. Ее права включают:
1. Прием, регистрация и документальное оформление входящей и исходящей корреспонденции.
Обоснование: Это позволяет службе делопроизводства контролировать поток информации и общаться с внешними и внутренними партнерами предприятия.
2. Архивирование документов и обеспечение сохранности информации.
Обоснование: Сохранение документов на предприятии имеет важное значение в правовой, налоговой и административной сферах деятельности.
3. Контроль за сроками хранения и уничтожением документов.
Обоснование: Служба делопроизводствал обеспечивает соблюдение сроков хранения документов согласно законодательству и предотвращает утерю или уничтожение информации.
Ответственность службы делопроизводства включает:
1. Обеспечение аккуратного хранения и доступности всех документов предприятия.
Обоснование: Это гарантирует эффективное функционирование и управление организацией.
2. Соблюдение требований и политики безопасности информации.
Обоснование: Защита конфиденциальной информации предприятия является одной из важнейших задач службы делопроизводства.
Служба делопроизводства взаимодействует с другими подразделениями предприятия в следующих вопросах:
1. С отделом кадров: обмен информацией о сотрудниках, принятие и согласование документов о переводах, назначениях и расторжении трудовых договоров.
2. С юридической службой: предоставление документов, запросы о юридической проверке документов, подготовка и регистрация юридически значимых документов.
3. С отделом информационных технологий: вопросы автоматизации документооборота, создание и поддержка интегрированных информационных систем и программ для эффективной работы службы делопроизводства.
4. С службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания: запросы на закупку и подготовку материально-технических средств для обеспечения работы службы делопроизводства.
В целом, служба делопроизводства выступает в качестве связующего звена между разными отделами предприятия, обеспечивает эффективный поток информации, сохранность документов и соблюдение юридических требований.