Question

140.определите последовательность операций с входящими, исходящими и внутренними документами. 1. составление проекта документа. 2. вскрытие конвертов и проверка вложений. 3. регистрация документов. 4. проверка правильности адресования. 5. согласование проекта документа. 6. рассмотрение документов руководителем (резолюция). 7. подписание руководителем. 8. подшивка документа в дело. 9. предварительное рассмотрение (сортировка). 10. проверка правильности оформления документа. 11. передача документов руководителю. 12. заполнение регистрационной карточки. 13. передача документов исполнителю. 14. отправка документов. 15. исполнение документов. 16. проставление регистрационного индекса на документе. 17. контроль исполнения документа. 18. проставление отметки о поступлении. !

Answer 1

1. Составление проекта документа
10. Проверка правильности оформления документа
5. Согласование проекта документа
11. Передача документов руководителю
6. Рассмотрение документов руководителем ( резолюция)
7. Подписание руководителем
12. Заполнение регистрационной карточки
3. Регистрация документов
4. Проверка правильности адресования
16. Проставление регистрационного индекса на документе
14. Отправка документов
2. Вскрытие конвертов и проверка вложений
9. Предварительное рассмотрение ( сортировка, разметка)
13. Передача документов исполнителю 15. Исполнение документов
17. Контроль исполнения документа
18. Определение сроков хранения документов
8. Подшивка документа в дело

Answer 2

Конечно, я могу помочь тебе разобраться с порядком операций, связанных с входящими, исходящими и внутренними документами. Давай разберем каждую операцию пошагово с обоснованием и объяснением ее роли в процессе работы с документами.

1. Составление проекта документа: Это первый шаг, который включает написание или подготовку конкретного документа. На этом этапе создается неокончательная версия, которая будет пройдена по всем последующим этапам.

2. Вскрытие конвертов и проверка вложений: При получении документов исходящей почтой или другими способами, сначала необходимо вскрыть конверт и проверить наличие всех вложений. Это важно для обеспечения полноты и целостности документов.

3. Регистрация документов: Документы должны быть зарегистрированы, чтобы иметь возможность отслеживать их движение в организации. Регистрация обычно включает присвоение каждому документу уникального номера и запись информации о нем в регистрационной книге или электронной базе данных.

4. Проверка правильности адресования: Перед отправкой исходящих документов очень важно проверить правильность адреса получателя. Это помогает избежать ошибок доставки и удостовериться, что документы будут переданы нужному адресату.

5. Согласование проекта документа: Документы, требующие согласования, проходят через этот этап. Различные заинтересованные стороны могут просмотреть и внести свои комментарии или изменения в документ. Цель - достижение консенсуса и получение одобрения от всех необходимых лиц.

6. Рассмотрение документов руководителем (резолюция): Руководитель организации или его представитель рассматривает документы и принимает решение (резолюцию) относительно их дальнейшего рассмотрения или утверждения.

7. Подписание руководителем: Если руководитель утверждает документ, он подписывается, чтобы подтвердить свое согласие с его содержанием. Подписание является важным для указания авторитета и обязательности документа.

8. Подшивка документа в дело: После подписания документ может быть подшит в дело, то есть физически присоединен к другим документам, связанным с тем же вопросом или темой.

9. Предварительное рассмотрение (сортировка): Документы обычно предварительно рассматриваются для определения их срочности, приоритетов и направления для дальнейшей обработки.

10. Проверка правильности оформления документа: На этом этапе проверяется правильность оформления документа согласно требованиям организации или установленным стандартам. Это включает проверку наличия необходимых подписей, печатей, заголовков, форматирования и т. д.

11. Передача документов руководителю: После всех необходимых этапов документы передаются руководителю для рассмотрения и принятия решения.

12. Заполнение регистрационной карточки: Этот шаг включает запись информации о документе в специальную регистрационную карточку или в электронную базу данных. Это позволяет отследить документ и получить доступ к нему в будущем.

13. Передача документов исполнителю: После принятия решения документ передается исполнителю или отделу, ответственному за его выполнение.

14. Отправка документов: Если документы должны быть отправлены по почте или другими способами, они проходят этот этап. Документы упаковываются и отправляются получателям.

15. Исполнение документов: Этот этап предусматривает выполнение действий или мероприятий, указанных в документе. Например, если документ - приказ, то нужно выполнить указания, содержащиеся в нем.

16. Проставление регистрационного индекса на документе: Регистрационный индекс (номер) проставляется на документе для его идентификации и упрощения дальнейшего доступа к нему.

17. Контроль исполнения документа: Этот этап включает отслеживание выполнения документа и внесение соответствующих мер для контроля его выполнения в срок.

18. Проставление отметки о поступлении: Когда входящий документ доставлен и зарегистрирован, на нем ставится отметка о поступлении, чтобы показать, что он был получен организацией.

Надеюсь, эта подробная и обстоятельная информация помогла тебе понять последовательность операций, связанных с входящими, исходящими и внутренними документами. Если у тебя появятся еще вопросы, не стесняйся задавать!