Для работы с наличными деньгами фирма должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Все поступления денежных средств в кассу и выдача наличных денежных средств из кассы в обязательном порядке должны быть отражены в кассовой книге. Однако при составлении кассовой книги необходимо помнить, что есть некоторые ограничения при расчете наличными деньгами между хозяйствующими субъектами, лимит остатка кассы и ограничения по расходованию выручки предприятия.
Об этом читайте в статье.
Общие сведения
Порядок ведения кассовой книги и оформления кассовых документов отражен в Указании Банка России от 11.03.2014 г. №3210-У \”О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства\”. В этом документе подробно прописано, как и что делать при той или иной ситуации.
Кассовая книга представляет собой документ, который объединяет первичные приходные и расходные документы по кассе и фиксирует остаток денежных средств в кассе предпринимателя или организации на конец дня.
Заметим, что остаток денежных средств в кассе на конец дня необходимо сравнивать с лимитом остатка наличных денег в кассе или просто с лимитом остатка кассы. Лимит – это сколько денежных средств на конец дня можно оставлять в кассе. Размер лимита устанавливается самостоятельно в организации на основании приказа. О том, как составить этот приказ, смотрите в статье \”Лимит остатка кассы». Для чего нужен этот лимит? Сверх лимита вы можете хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты заработной платы и пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности составляет не более трех рабочих дней (включая день получения денег в банке). Если вы оставите в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, вашу фирму оштрафуют на сумму от 40 000 до 50 000 рублей, а руководителя фирмы (предпринимателя) при этом могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки \”Остаток на начало дня\”.
Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая копирку под отрывную часть листа, которая остается в книге.
Для ведения записей после \”Переноса\” отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Если вы ведете кассовую книгу в электронном виде, то вам просто распечатываются два одинаковых экземпляра – один подшивается к кассовой книге, а ко второму прикладываются приходники и расходники за день, которые указаны в этом листе кассовой книги.
Платежные агенты
Обращаем ваше внимание, что платежные агенты ведут отдельную кассовую книгу – даже если они ИП и не ведут по основному виду деятельности кассовую книгу. При этом для расчета лимита остатка основной кассы поступающие денежные средства не влияют. Для этой кассы необходимо делать свой расчет лимита остатка, исходя из того, что в этой кассе свои приходы и свои расходы (сдача наличных в банк на спецсчет). Вторая касса заводится для того, чтобы был порядок в полученных денежных средствах, которые клиент принес фактически заплатить на свой счет (к примеру, на счет номера телефона для оплаты услуг связи), а значит, это не наши денежные средства. Именно поэтому и создается отдельная касса, создаются отдельные расходники и приходники, чтобы не нарушить права потребителя.
Обособленные подразделения
По каждому обособленному подразделению можно также создавать кассовые книги. При этом сверхлимитный остаток будет вноситься на банковский счет организации. А если сверхлимитные денежные средства обособленного подразделения вносятся в кассу головной организации, то головной организации важно учесть этот момент – чтобы самим \”не налететь\” на сверхлимитный остаток.
